Política de Privacidade — Recepção Automática

1. Quem somos

A presente Política de Privacidade (“Política”) descreve como a QUAL SISTEMA Soluções Digitais LTDA, pessoa jurídica de direito privado inscrita no CNPJ sob o nº 38.231.968/0001-00, com sede na Rua Vereador Jacob Knabben da Silva, 3050 — Bairro Pedra Branca, Palhoça/SC, CEP 88132-292 (doravante “QUAL SISTEMA”, “nós” ou “Recepção Automática”), trata dados pessoais no contexto da plataforma Recepção Automática, disponível em https://recepcaoautomatica.com.br (“Plataforma”).

A Recepção Automática é um software como serviço (SaaS) que oferece automações de atendimento via WhatsApp integradas a sistemas de agenda de terceiros (como o Trinks).

Esta Política foi elaborada em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018), com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

2. A quem esta Política se aplica

Esta Política se aplica a todas as pessoas cujos dados pessoais possam ser tratados pela QUAL SISTEMA em razão do uso da Plataforma, incluindo:

1. Clientes Contratantes (“Empresas”): estabelecimentos comerciais (salões de beleza, clínicas, esmalterias e afins) que contratam a Recepção Automática para automatizar seu atendimento via WhatsApp.
2. Usuários Autorizados: colaboradores, sócios ou prestadores de serviço indicados pelas Empresas para operar a Plataforma (painel administrativo).
3. Clientes Finais: pessoas físicas que são clientes das Empresas e que recebem ou enviam mensagens no WhatsApp em razão das automações contratadas (por exemplo, confirmações de agendamento, pesquisas de satisfação, lembretes de retorno, mensagens de aniversário).
4. Visitantes do site: pessoas que acessam o site institucional recepcaoautomatica.com.br.

3. Papéis no tratamento de dados (LGPD)

A QUAL SISTEMA pode atuar, conforme o contexto, como Controladora ou como Operadora de dados pessoais:

Quando a QUAL SISTEMA atua como Operadora, ela trata os dados dos Clientes Finais exclusivamente conforme as instruções da Empresa Contratante e nos limites estritos das finalidades descritas nesta Política e no contrato celebrado com a Empresa.

4. Dados pessoais que tratamos

4.1. Dados das Empresas Contratantes e Usuários Autorizados

Coletamos diretamente dos Contratantes, no momento da contratação e durante o uso da Plataforma:

• Dados cadastrais: razão social, nome fantasia, CNPJ ou CPF, endereço, nome do responsável legal, CPF do responsável, e-mail e telefone de contato.
• Dados de acesso ao painel: e-mail de login, senha (armazenada de forma criptografada), identificadores de sessão, endereço IP, registros de acesso (data, hora, ação) e dados de dispositivo.
• Dados financeiros: dados de cobrança e pagamento (faturas, notas fiscais, status de adimplência). Os dados do cartão de crédito não são armazenados por nós — eles são processados diretamente pelo gateway de pagamento contratado, em conformidade com o padrão PCI-DSS.
• Credenciais de integração: tokens e chaves de acesso fornecidas pela Empresa para conectar sua conta Trinks, sua conta WhatsApp e outros sistemas. Essas credenciais são armazenadas de forma criptografada e utilizadas apenas para executar as automações contratadas.

4.2. Dados dos Clientes Finais (tratados em nome da Empresa Contratante)

Tratamos os seguintes dados dos Clientes Finais, recebidos da Empresa ou coletados automaticamente por meio da integração com o sistema de agenda (Trinks) e com a API do WhatsApp Business:

• Dados de identificação: nome completo, número de telefone/WhatsApp, e-mail (quando disponível) e, eventualmente, data de nascimento (utilizada apenas para o envio da mensagem de aniversário).
• Dados de agendamento: histórico de agendamentos, profissional atendente, serviço, datas e horários, status do atendimento (confirmado, cancelado, realizado, faltou).
• Dados de conversas no WhatsApp: conteúdo das mensagens enviadas e recebidas no âmbito das automações (confirmações, respostas, avaliações, mídias anexadas).
• Metadados de comunicação: identificadores de mensagem, status de entrega e leitura, horário de envio e recebimento.

A QUAL SISTEMA não coleta intencionalmente dados pessoais sensíveis de Clientes Finais (origem racial, convicção religiosa, dado referente à saúde, entre outros previstos no art. 5º, II da LGPD). Caso tais dados sejam eventualmente incluídos em mensagens trocadas no WhatsApp, recomendamos que a Empresa Contratante avalie a necessidade e oriente seus atendentes a não solicitá-los.

4.3. Dados de navegação no site e painel

Podemos coletar automaticamente, por meio de cookies e tecnologias similares, dados como endereço IP, tipo de navegador, sistema operacional, páginas visitadas, origem do acesso e duração da visita, para fins de operação, segurança e melhoria da Plataforma.

5. Como coletamos os dados

Os dados pessoais podem ser coletados por meio de:

1. Formulários e cadastros preenchidos voluntariamente pela Empresa e seus Usuários Autorizados ao contratar ou utilizar a Plataforma.
2. Integrações autorizadas pela Empresa com sistemas de terceiros, em especial:
   • Trinks (sistema de agendamento): sincronização de agenda, cadastro de clientes, histórico de atendimentos.
   • Meta Platforms — WhatsApp Business Cloud API: envio e recebimento de mensagens, gerenciamento de templates, status de entrega.
3. Processo de Embedded Signup da Meta: ao conectar uma conta WhatsApp Business à Plataforma, determinadas informações da conta são compartilhadas conosco pela Meta com o consentimento expresso do usuário.
4. Cookies e tecnologias similares durante a navegação no site ou no painel administrativo.
5. Canais de atendimento e suporte (e-mail, WhatsApp, telefone, reuniões).

6. Finalidades do tratamento

Utilizamos os dados pessoais estritamente para as finalidades abaixo:

6.1. Prestação do serviço contratado

• Implantar, configurar e manter disponíveis as automações de WhatsApp contratadas.
• Enviar mensagens automáticas aos Clientes Finais, conforme configurado pela Empresa, tais como:
  • Pedido de confirmação de agendamento e confirmação/cancelamento automático na agenda;
  • Aviso de agendamento no dia;
  • Envio de orientações de pré e pós-procedimento;
  • Convites de retorno;
  • Mensagens de aniversário;
  • Pedido de avaliação após o atendimento;
  • Notificações de novo agendamento realizado;
  • Mensagens de boas-vindas a novos clientes.
• Registrar agendamentos no sistema de agenda integrado em resposta às mensagens trocadas.
• Sincronizar dados entre o sistema de agenda e o WhatsApp em tempo real.

6.2. Gestão da relação comercial

• Realizar cadastro, faturamento, cobrança e emissão de nota fiscal.
• Executar o contrato, manter registros financeiros e contábeis e cumprir obrigações fiscais.
• Prestar suporte técnico, conforme previsto contratualmente.

6.3. Segurança, prevenção a fraudes e auditoria

• Detectar, prevenir e responder a incidentes de segurança, abusos, fraudes, bloqueios aplicados pela Meta e uso indevido da Plataforma.
• Manter registros de acesso e atividades (logs) pelo prazo legal.
• Cumprir com as políticas de qualidade e de uso aceitável.

6.4. Comunicação e melhoria contínua

• Enviar comunicados operacionais sobre a Plataforma (alterações contratuais, manutenções, incidentes, novos recursos).
• Analisar, de forma agregada e anonimizada, o uso da Plataforma para melhorar funcionalidades e a experiência do usuário.

6.5. Cumprimento de obrigações legais e regulatórias

• Atender ordens judiciais, requisições de autoridades competentes e obrigações previstas em lei.
• Exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

A QUAL SISTEMA não utiliza dados obtidos por meio da Plataforma Meta para:

• Criar perfis de usuários para fins de publicidade;
• Vender ou licenciar dados a terceiros;
• Treinar modelos de inteligência artificial próprios ou de terceiros sem base legal adequada;
• Qualquer finalidade não descrita nesta Política ou não autorizada pela Empresa Contratante.

7. Bases legais

O tratamento de dados pessoais pela QUAL SISTEMA é realizado com fundamento nas seguintes hipóteses legais previstas na LGPD (art. 7º e art. 11):

Responsabilidade da Empresa Contratante: cabe à Empresa, na qualidade de Controladora dos dados dos seus Clientes Finais, assegurar que possui base legal adequada (execução de contrato, legítimo interesse ou consentimento, conforme o caso) para que a QUAL SISTEMA envie as mensagens automáticas ao Cliente Final. A Empresa se compromete, nos termos do contrato, a informar seus Clientes Finais sobre o envio dessas mensagens e a cumprir as disposições da LGPD em relação a eles.

8. Compartilhamento de dados

A QUAL SISTEMA não vende, aluga ou comercializa dados pessoais. O compartilhamento ocorre apenas nas hipóteses abaixo e no mínimo necessário:

8.1. Operadores e provedores de serviço

Compartilhamos dados com prestadores de serviço que nos auxiliam na operação da Plataforma, sempre sujeitos a obrigações contratuais de confidencialidade e segurança compatíveis com esta Política e com a LGPD:

• Trinks — sistema de agenda integrado, para sincronização de dados de agendamento, mediante autorização da Empresa Contratante.
• Provedores de infraestrutura em nuvem e banco de dados — responsáveis pela hospedagem, processamento e armazenamento seguro dos dados da Plataforma.
• Gateways de pagamento — para processamento de cobranças e pagamentos.
• Serviços de e-mail transacional — para envio de comunicações operacionais.
• Prestadores de suporte técnico e jurídico contratados pela QUAL SISTEMA.

8.2. Autoridades públicas

Poderemos compartilhar dados com autoridades públicas, judiciais, administrativas ou regulatórias quando exigido por lei, ordem judicial, requisição legítima ou para exercício regular de direitos.

8.3. Reorganizações societárias

Em caso de fusão, aquisição, cisão, incorporação ou alienação de ativos, os dados poderão ser transferidos ao sucessor, mantidos os compromissos desta Política. Os titulares serão informados previamente sempre que legalmente exigido.

8.4. Transferência internacional

Alguns provedores com quem compartilhamos dados estão localizados fora do Brasil. A QUAL SISTEMA adota medidas para garantir que tais transferências internacionais ocorram em conformidade com os artigos 33 a 36 da LGPD, por meio de cláusulas contratuais específicas, certificações internacionais ou outras salvaguardas adequadas.

9. Retenção dos dados

Os dados pessoais são mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades descritas nesta Política. Em regra:

• Dados de Empresas Contratantes: enquanto durar a relação contratual, e, após o término, pelo prazo legalmente exigido para guarda de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas (geralmente até 5 anos), ou prazo superior caso exista justificativa legal (por exemplo, defesa em processos).
• Dados de Clientes Finais: enquanto a Empresa Contratante mantiver contrato ativo conosco, ou até que solicite a exclusão de tais dados, o que ocorrer primeiro. Após o encerramento do contrato, a QUAL SISTEMA eliminará ou devolverá os dados dos Clientes Finais, salvo quando houver obrigação legal de guarda.
• Registros de acesso: mantidos por, no mínimo, 6 (seis) meses, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet, podendo ser mantidos por prazo superior em razão de obrigação legal, ordem judicial ou legítimo interesse.

Após o término do prazo de retenção, os dados serão eliminados, anonimizados ou bloqueados, salvo quando a sua manutenção for autorizada ou exigida por lei.

10. Segurança da informação

A QUAL SISTEMA adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, destruição, alteração, divulgação ou qualquer forma de tratamento indevido, incluindo:

• Criptografia em trânsito (TLS/HTTPS) em todas as comunicações com a Plataforma.
• Criptografia em repouso de credenciais sensíveis (tokens de acesso a APIs, chaves de integração).
• Armazenamento de senhas com algoritmos de hash considerados seguros pela indústria.
• Controle de acesso por perfil (princípio do menor privilégio) ao painel administrativo.
• Registros de auditoria das principais operações realizadas na Plataforma.
• Monitoramento contínuo de indicadores de segurança, disponibilidade e qualidade.
• Políticas internas de confidencialidade aplicáveis a colaboradores e prestadores.
• Avaliação periódica de fornecedores críticos e de medidas de segurança.

11. Direitos dos titulares

Nos termos do art. 18 da LGPD, você, como titular de dados pessoais, pode exercer os seguintes direitos, a qualquer momento e gratuitamente:

1. Confirmação da existência de tratamento de seus dados.
2. Acesso aos dados.
3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
5. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, observados os segredos comercial e industrial.
6. Eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação (art. 16).
7. Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos os dados.
8. Informação sobre a possibilidade de não fornecer o consentimento e sobre as consequências da negativa.
9. Revogação do consentimento, quando essa for a base legal utilizada.
10. Oposição a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento da LGPD.
11. Revisão de decisões automatizadas que afetem seus interesses, quando aplicável.

11.1. Como exercer seus direitos

Para exercer qualquer desses direitos, entre em contato conosco pelo e-mail:

contato@qualsistema.com.br

Ou pelo e-mail alternativo: qualsistema@gmail.com.

Solicitamos que, ao fazer a requisição, você informe:

• Nome completo;
• Número de WhatsApp ou CPF (para viabilizar a identificação);
• Nome da Empresa Contratante da qual você é cliente (se aplicável);
• Descrição clara do direito que deseja exercer.

Podemos solicitar informações adicionais para confirmar sua identidade, de modo a evitar acesso indevido por terceiros. Responderemos sua solicitação dentro do prazo legal, em regra de até 15 (quinze) dias a contar do recebimento, nos termos do art. 19, § 1º da LGPD.

11.2. Titulares que são Clientes Finais de uma Empresa

Se você é cliente de uma Empresa que utiliza a Recepção Automática e recebe mensagens automáticas em seu WhatsApp, seus dados são tratados em nome da Empresa Contratante, que é a Controladora desses dados. Assim:

• Você pode exercer seus direitos diretamente junto à Empresa (por exemplo, pedindo que ela pare de enviar mensagens ou que remova seu cadastro).
• Alternativamente, você pode nos contatar pelos canais acima, e nós encaminharemos a solicitação à Empresa responsável e prestaremos o suporte necessário para o atendimento do pedido.
• Para deixar de receber mensagens automáticas no WhatsApp, você pode, a qualquer momento, responder com a palavra “DESCADASTRAR” à conversa iniciada pela Empresa — seu número será incluído em nossa base de números bloqueados e não receberá novas mensagens automatizadas dessa Empresa.

11.3. Solicitação de exclusão de dados

Todos os usuários da Plataforma têm o direito de solicitar, a qualquer tempo, a exclusão de seus dados pessoais, observadas as hipóteses legais de retenção. Para solicitar a exclusão:

1. Envie um e-mail para contato@qualsistema.com.br com o assunto “Solicitação de exclusão de dados — LGPD”.
2. Informe seus dados de identificação e, se for o caso, a Empresa responsável pelo tratamento.
3. Confirmaremos o recebimento em até 15 (quinze) dias úteis e concluiremos a exclusão no prazo legal, salvo quando a manutenção dos dados for necessária para:
   • cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
   • estudo por órgão de pesquisa, garantida a anonimização;
   • transferência a terceiro em conformidade com a LGPD;
   • uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

12. Cookies e tecnologias similares

A Plataforma utiliza cookies e tecnologias similares para:

• Manter você autenticado no painel administrativo (cookies de sessão);
• Lembrar preferências de uso;
• Medir desempenho e uso agregado da Plataforma para fins de melhoria;
• Proteger contra fraudes e acessos não autorizados.

Você pode configurar seu navegador para recusar cookies, mas algumas funcionalidades da Plataforma podem não funcionar corretamente sem eles.

13. Menores de idade

A Plataforma é destinada ao uso por profissionais e estabelecimentos comerciais. Não coletamos intencionalmente dados de crianças e adolescentes como titulares diretos do serviço. Caso a Empresa Contratante envie mensagens a titulares menores de idade (por exemplo, em estabelecimentos que atendem crianças), caberá à Empresa, na qualidade de Controladora, obter o consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou responsável legal, nos termos do art. 14 da LGPD.

14. Atualizações desta Política

Esta Política pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, operacionais, tecnológicas ou contratuais. Sempre que houver alteração relevante:

• A data da “Última atualização” no topo deste documento será modificada;
• A versão anterior será arquivada internamente;
• Quando necessário, comunicaremos as alterações por e-mail ou por meio de aviso na Plataforma.

Recomendamos a revisão periódica desta Política. O uso contínuo da Plataforma após a publicação da versão atualizada implica concordância com os novos termos.

15. Legislação aplicável e foro

Esta Política é regida pelas leis da República Federativa do Brasil, em especial pela LGPD e pelo Marco Civil da Internet. Fica eleito o foro da Comarca de Palhoça/SC para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes desta Política, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvado o direito do titular de acionar o foro do seu domicílio.

QUAL SISTEMA Soluções Digitais LTDA
CNPJ nº 38.231.968/0001-00
https://recepcaoautomatica.com.br